En las últimas décadas, los conceptos de estructura, sistema, proceso, control e informática se han ido integrando dentro de las Ciencias de la Administración. En gran medida, esto se ha debido a los resultados que se han logrado en otras disciplinas, como la ingeniería y la economía, que se han interrelacionado con la Administración.
El empleo de la terminología de los sistemas y su aplicación en la Administración, es relativamente moderno, como lo es el estructuralismo. De éste, como manera de pensar y de aplicar el pensamiento, nacen los sistemas. Estos son, por lo tanto, una forma de entender las operaciones, la actividad de un Organismo Social y sus relaciones con los entes que componen su medio ambiente. Se define como sistema:
El conjunto organizado que forma un todo, en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través de un orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin determinado.
TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS.
De este concepto se desprende la Teoría General de los Sistemas que constituye una base para el entendimiento e integración del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran especialización. Esta teoría enfoca el comportamiento de los elementos de la realidad frente a otros elementos, poniendo de relieve que cada uno de ellos existe dentro de un contexto con el cual tiene múltiples interrelaciones de distinto nivel de relevancia.
Este modo de ver la naturaleza de los Sistemas tiene por objeto dar un marco conceptual para analizar lo siguiente:
A) "Cómo" se relacionan determinados elementos y "para qué" se relacionan (investigación a partir de los elementos para descubrir el objetivo, el Sistema y el ambiente).
B) "Cuáles" elementos son necesarios y "cómo" se interrelacionan para producir determinado resultado (investigación a partir de un objetivo que se conoce, para descubrir el Sistema que lo produce).
C) "Para qué" existen determinadas interrelaciones entre ciertos elementos y "cuáles" son todos los elementos involucrados (investigación a partir de ciertos elementos e interrelaciones para descubrir el sistema y su objetivo).
Aunque la Teoría General de Sistemas ha tenido múltiplos efectos en el estudio de la realidad, en esta breve introducción se señalan dos:
- La necesidad de estudiar los problemas importantes a través de grupos inter y multidisciplinarios.
-El nacimiento de nuevas teorías y enfoques en disciplinas diversas como la Auditoría Administrativa, el Desarrollo Organizacional, Sistemas y Procedimientos, etc.
ENFOQUE DE SISTEMAS.
En nuestra actual era de especialización y de amplia divergencia es necesario unificar el pensamiento filosófico, tanto en un nivel estratégico como en un nivel operativo. La Teoría General de Sistemas identifica y proporciona conceptos comunes a las filosofías y ciencias divergentes, pero no se ocupa del nivel operacional. Sin embargo, un concepto relacionado que puede considerarse como subsistema de esta teoría se le conoce como "enfoque de Sistemas" y se ocupa directamente de su aplicación y se puede emplear en la práctica de la Administración o cualquier otro campo de actividad.
Como consecuencia, la teoría de la administración ha sido contemplada desde un nuevo enfoque. Por una parte, considerando los "factores" externos que influyen sobre la operación y desarrollo de los organismos; es decir, concibiéndolos como "sistemas abiertos, expuestos a las condiciones dinámicas del medio donde actúan y que se encuentran sometidos a un proceso de ajuste correlativo en su estructura orgánica. Por la otra, el análisis se proyectó no hacia la eficiencia como objetivo interno de los organismos, sino a las instituciones como agrupaciones funcionales en sus diversos tipos, procesos y relaciones con la sociedad en su conjunto; como entidades planeadas y estructuradas para alcanzar objetivos específicos.
En enfoque de sistemas (o análisis de sistemas), aplicado a la administración, parte del presupuesto de que "todo organismo social es un sistema", en el que cada uno de cuyos elementos tienen sus objetivos determinados y limitados. En correlación con eso, la administración se reduce a la integración de los elementos componentes del sistema, integración que sólo puede lograrse si cada administrador se guía por el análisis de sistemas en la solución de problemas de su competencia.
La función principal del enfoque de sistemas es la elevación óptima de la eficacia de la operación de todo el organismo, lo que no siempre significa la optimización de la actividad de todos sus elementos. La esencia del enfoque de sistemas se refiere a los aspectos siguientes:
-Formulación de objetivos y aclaración de la taxonomía de los mismos antes de comenzar cualquier actividad relacionada con la administración y, en particular, con la toma de decisiones.
-Obtención del efecto máximo en el sentido de lograr los objetivos planteados con un mínimo de gastos mediante el análisis comparativo de las alternativas y su adecuada elección para lograr las metas.
-Apreciación cuantitativa de los objetivos, métodos y medios de lograrlos, basada en la apreciación amplia y multifacética de todos los resultados posibles y previstos, y no en criterios parciales.
El enfoque de sistemas, en sí, consiste en investigar las formas más generales de la organización, lo cual implica, ante todo, el estudio de los elementos del Sistema, las interrelaciones entre ellas, la investigación de los procesos que unen las partes del sistema a sus objetivos o los elementos fundamentales de los sistemas organizacionales que se describen a continuación:
-Los Objetivos y Valores Organizacionales. Son dos de los más importantes del sistema. La organización toma muchos de sus valores del medio sociocultural. Una premisa vital es que el organismo como un subsistema de la sociedad, debe de cumplir determinados objetivos, que son determinados por el sistema general.
-El Sistema Técnico. Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas, incluyendo las técnicas utilizadas para la transformación de insumos en productos. La tecnología afecta la estructura del organismo y al sistema psicosocial. ¨
-El Sistema Personal. Está formado por personal y grupos en interacción. Tal sistema está compuesto por la conducta individual y la motivación, las relaciones, la dinámica de grupos, fuerzas ambientales. También es afectado por los sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de los miembros del organismo. Este sistema recibe influencia del medio externo (tecnología, economía, etc.), así como de factores internos (tareas, estructura orgánica, etc.).
-El Sistema Administrativo. Involucra todo el organismo que lo relaciona con su medio, establece objetivos, desarrolla planes, estrategias y operaciones, mediante el diseño de la estructura orgánica, la integración de recursos, el manejo y condición de gente y el establecimiento de procesos de control.
El Enfoque de Sistemas de la Administración no debe confundirse con las computadoras. Éstas no son más que un instrumento de la Administración de Sistemas. El Enfoque de Sistemas es más que un enfoque general, es una actitud, un razonamiento, que se ha asociado con diversas técnicas, algunas de las cuales emplean la computadora como instrumento.
Sólo se parte de la información usada en la toma de decisiones de la Administración que está procesada por computadora. Sin embargo, en muchas empresas existe información que de ninguna forma se procesa por computadora. Estas actividades no computarizadas constituyen parte del sistema de información de la empresa.